الغرض
تحتوي مجموعة القوانين وقواعد السلوك والأخلاق ("مجموعة القوانين") على السياسات التي تتصل بالمعايير القانونية والأخلاقية في السلوك المتوقع من المدراء والمسئولين التنفيذيين والموظفين في شركة فال العربية القابضة المحدودة ومجموعة الشركات التابعة لها ("المجموعة") الامتثال بها أثناء أداء مهامهم ومسئولياتهم نيابة عن المجموعة.
تهدف مجموعة القوانين هذه إلى إلقاء الضوء على مجموعة المخاطر الأخلاقية لتوجيه مجلس الإدارة ("المجلس") والإدارة وتقديم الدليل للموظفين لمساعدتهم على التعرف والتعامل مع القضايا الأخلاقية، فضلا عن توفير آليات للإبلاغ عن السلوك غير الأخلاقي، والمساعدة على تعزيز ثقافة النزاهة والمساءلة.
ولا يمكن لأي قانون أو سياسة استباق كل حالة من الحالات المتوقع ظهورها. تتوقع المجموعة أن يؤدي كل المدراء والمسئولين التنفيذيين والموظفين العمل بصدق ونزاهة لتمكنهم من اتخاذ قرار مهني مستقل وردع المخالفات في تنفيذ جميع المهام والمسؤوليات نيابة عن المجموعة.
تضارب المصالح
- يجب على المدراء والمسؤولين التنفيذيين والموظفين تجنّب تضارب المصالح بينهم وبين المجموعة. ويحدث "تضارب المصالح" عندما تتداخل المصلحة الخاصة لمدير أو مسؤول تنفيذي أو موظف، أو يبدو أنها تتداخل، مع مصالح المجموعة ككل، وبأي شكل من الأشكال.
- ويمكن أن تنشأ حالة تضارب المصالح عندما يتخذ المدير أو المسؤول التنفيذي أو الموظف إجراءات، أو تكون لديه مصالح، قد تجعل من الصعب عليه أداء وظيفته في الشركة بموضوعية وفعّالية. كما ينشأ تضارب المصالح أيضاً عندما يستفيد المدير أو المسؤول التنفيذي أو الموظف، أو أحد أفراد عائلته المقرّبين، استفادة شخصية غير لائقة، نتيجة لوظيفته في الشركة.
- يجب الإفصاح فوراً عن أي ظرف ينطوي، أو يتوقع منطقياً أن ينطوي، على تضاربٍ مع مصالح الشركة، وتبيان ذلك إلى اللجنة التنفيذية لمجلس الادارة.
- يحظر على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين ما يلي:
- الاستحواذ على الفرص الموجودة لأنفسهم بشكل شخصي والتي يتم اكتشافها من خلال استخدام ممتلكات الشركات أو المعلومات أومن خلال مناصبهم ؛
- استخدام ممتلكات أو معلومات الشركة أو مناصبهم لتحقيق مكاسب شخصية و التنافس مع الشركة.
تضارب المصالح لأعضاء مجلس الادارة
- لا يجب أن يكون لدى أعضاء مجلس الإدارة أي مصلحة مباشرة أو غير مباشرة، في الصفقات أو العقود المبرمة لحساب الشركة ، إلا بتصريح من الجمعية العمومية لأصحاب العمل/للمساهمين، على أن يجدد سنويا. ومع ذلك يجب استثناء الصفقات التي تتم عن طريق المناقصات العامة من هذه القيود إذا قدم عضو مجلس الإدارة أفضل عرض.
- يجب أن يعلن العضو للمجلس أي مصلحة شخصية قد تكون لديه في صفقات العقود المبرمة لحساب الشركة. يجب تسجيل هذا الإعلان في محضر اجتماع المجلس، على أن لا يشارك العضو المستفاد في التصويت على القرار الواجب اتخاذه في هذا الصدد سواء أثناء انعقاد مجلس الإدارة أو الجمعية العمومية.
- يجب على رئيس المجلس إبلاغ الجمعية العمومية لاصحاب العمل/للمساهمين التي تعقد الصفقات والعقود في حالة أن عضو من الأعضاء لديه مصلحة شخصية. وترفق هذه البلاغات مع تقرير خاص من مراجع حسابات مستقل.
- لا يحق لعضو مجلس الإدارة، دون الحصول على ترخيص من الجمعية العمومية لأصحاب العمل/للمساهمين، المشاركة في أي عمل يتسم بالمنافسة مع المجموعة أو الانخراط في أي من الأنشطة التجارية التي تقوم بها المجموعة -على أن يجدد الترخيص سنويا - وإلا سيكون للمجموعة الحق في المطالبة بتعويضات منه أو النظر في العمليات التي تم تنفيذها لحسابه الخاص على أنها تمت لحساب المجموعة.
- لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة الإفصاح للمساهمين من خارج الجمعية العمومية لأصحاب العمل/للمساهمين أو لأطراف ثالثة عن أسرار تخص المجموعة تم معرفتها بحكم عضويتهم؛ وإلا، يمكن للمجموعة فصلهم وتحميلهم مسئولية الأضرار.
- لا يجوز للمجموعة منح القروض النقدية على الإطلاق لأي من أعضاء مجلس إدارتها أو تقديم ضمان فيما يتعلق بأي قرض إلى أحد أعضاء المجلس مع أطراف ثالثة، باستثناء البنوك والشركات الائتمانية الأخرى.
المعلومـــات السريــــــــة
يجب على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين الحفاظ على سرية المعلومات المودعة لديهم من قبل الشركة أو عملائها ، إلا عندما يؤذن الإفصاح عنها أو التكليف بها بشكل قانوني. كما تشمل "المعلومات السرية" جميع المعلومات غير المعلنة والتي قد تكون مفيدة للمنافسين، أو ضررا على الشركة أو عملائها، إذا تم الإفصاح عنها.
المعاملة العادلة
على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين السعي إلى التعامل بعدل مع عملاء الشركة والموردين والمنافسين والموظفين. ولكن لا يجب الاستفادة من أي شخص من خلال التستر والتلاعب وإساءة استخدام المعلومات السرية، أو تحريف وقائع مادية ، أو القيام بأي تصرف آخر من أشكال المعاملة غير العادلة.
توفير الحماية والاستخدام السليم لأصول الشركة
على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين حماية أصول الشركة وضمان كفاءة استخدامها، حيث أن السرقة والإهمال والإهدار لها تأثير مباشر على ربحية الشركة.
يجب أن تستخدم جميع أصول المجموعة لأغراض تجارية مشروعة.
الاحتفاظ بالسجلات والتقارير
- يجب على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين أن يعكسوا معاملات المجموعة بدقة في دفاترها وحساباتها وسجلاتها وتقاريرها، كما يجب الحفاظ على نظام ملائم للرقابة الداخلية وضوابط الإفصاح لتعزيز الامتثال للقوانين والقواعد واللوائح المعمول بها في المجموعة.
- يحظر تزوير أي سجل من سجلات المجموعة. يجب أن تتسم جميع التقارير أو الوثائق أو المراسلات المصرح بها أو التي تم التكليف بها رسميا للإفصاح عنها للجمهور بالاكتمال والوضوح والدقة ، على أن تتاح في التوقيت المناسب مع إمكانية استيعاب المعلومات الواردة بها.
التواصل
تنتهج الشركة سياسة واضحة للتواصل مع المساهمين والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين. تلتزم الشركة بعرض المعلومات بشفافية ونزاهة وفي التوقيت المناسب.
الامتثال للقوانين والقواعد واللوائح
يجب على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين الامتثال للقوانين والقواعد واللوائح المعمول بها في الشركة.
الإبلاغ عن السلوك غير القانوني أو غير الأخلاقي
يجب على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين تعزيز السلوك الأخلاقي ، كما يجب تشجيع الموظفين على التحدث مع المشرفين والمدراء أو غيرهم من الموظفين عند تواجد شك حول أفضل مسار للعمل في حالة معينة.
يجب على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين الإبلاغ عن انتهاكات القوانين والقواعد والأنظمة أو مجموعة القوانين هذه إلى الموظف المسئول عن الإدارة الرشيدة والامتثال بالمجموعة أو إلى رئيس اللجنة اللتنفيذية بالمجلس. سيتم التحقيق في الانتهاكات مع اتخاذ الإجراءات المناسبة من قبل الموظفين المسئولين أو المجلس وفقا لما تقتضيه الضرورة.
لا تسمح المجموعة بتوقيع جزاء على التقارير المقدمة بحسن نية.
الحماية المستدامة للبيئة
يتعيّن على المدراء والمسؤولين التنفيذيين والموظفين، السعي الدؤوب إلى الحفاظ على البيئة من أجل الأجيال القادمة، من خلال تحقيق التوازن الأمثل بين النمو الاقتصادي، والاستمرار في تحسين الأداء البيئي، والمسؤولية الاجتماعية.
المسؤولية الاجتماعية للشركات
يتعيّن على المدراء والمسؤولين التنفيذيين والموظفين اتباع سياسة واضحة في آليات التوظيف، وفي تدابير الصحة والسلامة المهنية، والمشاركة المجتمعية، فضلاً عن العلاقات مع العملاء والموردين.
الهبات والتبرعات
يحظر على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين تقديم أو طلب أو قبول الهدايا والهبات أو التبرعات المتعلقة بأعمال المجموعة. أمّا فيما يتعلق بقبول وسائل الترفيه أو الهدايا ذات القيمة النقدية الضئيلة، والنابعة عن حسن الضيافة الاعتيادية التي تقدمها الشركات، فهي مقبولة
يسمح بالتبرعات لأغراض سياسية أو اجتماعية فقط في نطاق حدود القوانين المحلية وبشفافية كاملة.
التعديلات والإعفاءات
يجب أن يتم إدخال أية تعديلات أو إلغاء لبنود مجموعة القوانين هذه من قبل المجلس فقط بناء على توصية من اللجنة التنفيذية. إذا تم إجراء تعديل أو إعفاء يتوجب الإفصاح عن هذا التعديل أو الإعفاء بشكل يتلاءم مع القوانين والقواعد واللوائح المعمول بها.
المسئولية
يتحمل كل مدير أو مسؤول تنفيذي أو موظف مسؤولية التعرّف على القوانين والأنظمة ذات الصلة، بما في ذلك وثيقة قواعد السلوك والأخلاق المهنيّة هذه.
في جميع حالات العمل التي يظهر خلالها عدم اكتمال أو وضوح متطلبات القانون أو مجموعة القوانين و قواعد السلوك والأخلاق وبناء عليه يجب على كل عضو أو مسئول تنفيذي أو موظف استخدام حسن التقدير والحس السليم ، وإذا لزم الأمر ، طلب المشورة من إدارة الشركة أو المستشار القانوني أو الموظف المسئول الإدارة الرشيدة والامتثال.
يتوقع من جميع المدراء والمسؤولين التنفيذيين والموظفين الالتزام نصاً وروحاً بوثيقة قواعد السلوك والأخلاق المهنيّة هذه. لن يتم التغاضي عن أي انتهاكات لبنود هذه الوثيقة.
إن عدم الامتثال لبنود هذه الوثيقة سيعرّض الشخص المعنيّ لعقوبات تأديبية، بما في ذلك إنهاء الخدمة.